Einblick in das BetterWox-Ladenschäft
Macspezialist: FileMaker-Lösung ist das Herz des Geschäfts
Er war Journalist, Fotograf, später Chef-Redakteur, PR-Profi und Werbetexter. Und er verdiente Geld, gutes Geld. Dann traf Björn Heilgeist in einer Berliner Kneipe einen Freund, einen, der genauso erfolgreich war wie er: Torsten Aßmann. Beim abendlichen Bier beschlossen sie, zusammen noch einmal etwas völlig Neues zu wagen: Sie starteten einen Online-Handel mit Apple-Macintosh-Produkten. Das war im Herbst 2006.
Mittlerweile ist auch der Online-Handel Geschichte. Stattdessen sind die beiden Geschäftsführer eines Apple-autorisierten Händlers – und der Erfolg ist ihnen treu geblieben. Aus dem Online-Handel heraus entwickelte sich zunächst ein kleines Ladenlokal, und während das Internetgeschäft eher sparsam ausfiel, standen die Kunden in dem winzigen BetterWorx-Shop am Prenzlauer Berg bald Schlange. Das wiederum machte einen Vertriebsmitarbeiter von Apple auf die beiden aufmerksam: Er bot ihnen an, „Autorisierte Apple Händler“ zu werden.
2008 stellte das Duo dann den ersten Mitarbeiter ein, weil sie den Arbeitsaufwand zu zweit nicht mehr bewältigen konnten. Wenig später vermittelte ihnen ein Kunde größere Ladenflächen gleich nebenan. Und weil mit dem Verkaufserfolg auch die Zahl der Reparaturaufträge zunahm, entschieden sich Heilgeist und Aßmann, den nächsten Schritt zu gehen und den Servicebereich weiter auszubauen. Seit Oktober 2010 dürfen sie sich daher „Apple Autorisierter Service Provider“ nennen – und Garantiereparaturen durchführen. Ihr neues Ladenlokal haben sie ebenfalls noch einmal erweitert – auf 160 Quadratmeter Fläche inklusive der eigenen Service-Werkstatt, in der mittlerweile drei von Apple zertifizierte Service-Techniker arbeiten. Im Verkauf sind sie ebenfalls zu dritt, ein weiterer Mitarbeiter arbeitet als Springer, mal im Geschäft, mal in der Werkstatt.
Wachstum? Ja, aber kontrolliert
Ja, und sie könnten schon wieder wachsen, lächelt Heilgeist. Geld dafür hätten sie, Ideen auch, „aber wir wollen es langsam angehen, und vor allem kontrolliert. Denn der administrative Aufwand steigt mit jedem Wachstumsschritt.“ Weil das so ist, hat sich das Team vor einiger Zeit für die Rechnungsverwaltung und das Kundeninformationssystem auf Basis von fileWorker entschieden, einer Software, die IT-Entwickler Ralf Schmidt auf Basis von FileMaker konzipiert hat. „Wir hatten ursprünglich ein Programm von einem anderen Anbieter für diese Aufgaben genutzt. Das war zwar günstig, aber irgendwann an der Kapazitätsgrenze angelangt. Bei dem zweiten Programm stimmten viele Funktionen nicht mit unseren Bedürfnissen überein, fileWorker hingegen deckt alle Sparten ab, die wir benötigen“, erklärt der Geschäftsführer.
Er nutzt es für seine Kunden-, Adress- und Lagerverwaltung, um Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Quittungen und Rechnungen zu schreiben, und um die Buchhaltung abzuwickeln. Auf Knopfdruck liefert die Software eine Verkaufshistorie jedes Geschäftstags. Es hilft den Unternehmern bei der Mitarbeiter- und Urlaubsverwaltung und ist ein bedeutender Bestandteil für den Service-Bereich. Wann wurde das Gerät angenommen? Welches Problem wurde diagnostiziert? Wie lautet die Seriennummer? Ein Blick auf den Bildschirm liefert den Mac-Spezialisten Antworten auf alle diese Fragen. „Die Datenbank fileWorker ist quasi das Herz unseres Unternehmens“, zieht Heilgeist Bilanz. Damit ja kein Desaster passiert, werden die Daten täglich mehrfach gesichert. „So kann sogar das Haus abbrennen, ohne dass wir Informationen verlieren“, so der Apple-Profi.
iPad und FileMaker Go eröffnen neue Möglichkeiten
Mittlerweile hat er sich auch ein iPad zugelegt und erprobt nun sukzessive neue Möglichkeiten der Kundenbetreuung. Ausgestattet mit FileMaker Go fungiert das iPad zum Beispiel als mobile Kasse, auf der Verkäufer auch einmal Rechnungen schreiben oder eine Quittung ausstellen können, wenn sie einen Kunden abseits der Ladenhektik beraten. Auch zum Buchen von Beständen und zum Bestellen neuer Ware bietet sich diese Lösung an. Oder aber zur Erfassung der Adresse eines neuen Kunden. Damit die für eine Serien-E-Mail oder einen Serienbrief verwendet werden kann, muss jener seine Einwilligung geben und dies mit seiner Unterschrift bestätigen. In diesem Fall trägt der Kunde seine Adresse selbstständig auf dem iPad ein und kann im Anschluss automatisch auf dem Tableau unterschreiben. Die Archivierung der Einwilligung erfolgt damit automatisch und ist auch noch nach Jahrzehnten nachvollziehbar.
Sogar als Kundeninfosystem lässt sich fileWorkerWAWI nutzen und ist damit „das wahrscheinlich preiswerteste Kundeninformationssystem auf dem Markt“, ist Heilgeist überzeugt. Ausgestattet mit einem iPad, 16 GB Wi-Fi und fileworkerWAWI kann der Geschäftsführer an der Theke, im Verkaufsraum und überall sonst den Informationshunger seiner Kunden befriedigen. Noch sei die Lösung etwas langsam, bedauert er. Doch er weiß auch, dass es nur eine Frage der Zeit ist, bis er mit dem iPad von überall auf seine Tausende von Kundendaten zugreifen kann und dabei genauso schnell ist wie an einem festen Arbeitsplatz. Er hat schon genügend Ideen, wie er die mobile Datenbank dann in seinen Alltag einbauen kann. Zum Beispiel in der Service-Abteilung, wo er dann direkt an der Theke, am Schraubertisch oder im Lager alle Daten abrufen kann – ohne hin und her laufen zu müssen. Oder eben im Verkauf, in der Beratung, zur Kundeninformation und für vieles mehr, aber wie gesagt, „wir wollen es langsam angehen, und vor allem kontrolliert.“