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Messestand von SouvenirWorld auf der Creative Salzburg, Internationale Fachmesse für Geschenkartikel, Souvenirs und Lifestyle-Artikel.
Österreichisches Souvenir-Handelsunternehmen SouvenirWorld steigert Produktivität in der Auftragserfassung um 30 Prozent dank mobiler ERP-Lösung.
Wien ist ein Magnet für Touristen – Prater, Schloss Schönbrunn, Belvedere und Klimt oder die romantischen Fiaker locken jährlich fast fünfeinhalb Millionen Touristen in die Hauptstadt Österreichs. Darunter viele Deutsche, Niederländer und Briten, aber auch immer mehr Reisende aus USA, Japan, Russland oder China. So unterschiedlich die Herkunft der Gäste, so gemeinsam doch das Bestreben, einen möglichst bunten Strauß schöner Erinnerungen von der Reise mitzunehmen – von Fotos über Postkarten, Eintrittskarten, landestypischen Leckereien bis hin zum „typischen“ Souvenir aus dem Souvenirshop. Dass es hier nicht zum Engpass kommt und die Schönbrunn-Schneekugel oder der Stephansdom-Kugelschreiber immer auf Lager sind, dafür sorgt das österreichische Handelsunternehmen SouvenirWorld.
Das Wiener Unternehmen beliefert rund 500 Souvenirshops in Österreich, der Schweiz und Deutschland mit den jeweils passenden ortsbezogenen Souvenirs, angefangen vom Berlin-Teddy, über den München-Löwen oder das Prater-T-Shirt, um nur eine sehr kleine Auswahl aus den rund 6.000 Artikeln zu nennen, die das Unternehmen anfertigen lässt und vertreibt.
Lückenlose Prozesse – FileMaker und iPad verkürzen die Wege und steigern Produktivität
So klassisch die Motive auf den Souvenir-Artikeln sind, so modern ist andererseits die IT-Infrastruktur von SouvenirWorld heute. Seit Anfang 2011 setzt das 2003 gegründete Handelsunternehmen auf ein individuell auf die Bedürfnisse der Firma zugeschnittenes ERP-System (base72) auf FileMaker-Basis. Entwickelt und implementiert wurde die Lösung vom Wiener FileMaker Solution Alliance-Partner 72solutions GmbH (vormals Stefan Pusch Unternehmensberatungs KG).
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Mitarbeiterin von SouvenirWorld kontrolliert die Lagerbestände, die sie direkt in der FileMaker-Lösung am iPad aktualisieren kann.
Vor dem Einsatz der neuen FileMaker-Datenbank gestaltete sich die Auftragserfassung und -verwaltung recht umständlich. Die Mitarbeiter im Außendienst waren mit einem Produktkatalog ausgestattet, den sie gemeinsam mit den Souvenir-Shop-Inhabern durchblätterten und die Bestellungen auf einem Fax-Bestellschein zusammentrugen oder per Telefon an den Innendienst weitergaben. „Diese Vorgehensweise war nicht nur recht unpraktisch, sondern auch fehleranfällig“, erinnert sich Stefan Albl, Geschäftsführer von SouvenirWorld. „Übertragungsfehler vom Katalog auf den Bestellschein kamen immer wieder vor. Auch hatten die Außendienstmitarbeiter keinen Einblick in den aktuellen Lagerbestand und mögliche Preiskonditionen, so dass Bestellungen im Nachhinein häufig revidiert werden mussten“, so Albl weiter.
Mit Einführung der iPad-basierten FileMaker-Lösung hat sich vieles geändert. „Heute sind die zehn Außendienstmitarbeiter mit dem iPad ausgestattet, auf denen sie die jeweils relevanten Informationen zu Vertriebsgebiet, betreuten Händlern sowie verfügbaren Produkten und Preiskonditionen per Fingertip einsehen und bearbeiten können“, erläutert Stefan Pusch, Geschäftsführer der 72 Solutions GmbH, federführend verantwortlich für die Entwicklung der ERP-Software.
Bevor der zuständige Vertriebsmitarbeiter für Berlin beispielsweise zum Kunden geht, aktualisiert er den Warenkatalog mit den entsprechenden Berlin-Produkten vom FileMaker Server auf sein iPad. Gemeinsam mit dem Kunden erfasst er dessen Bestellungen direkt vor Ort in der FileMaker-Go-Lösung auf dem iPad und synchronisiert diese im Anschluss wieder mit dem FileMaker Server. Sobald die Bestellungen im System eingegangen sind, werden diese von den Mitarbeitern des Innendienstes geprüft. Die entsprechenden Auftragsscheine werden per Klick im System generiert.
Auftragsannahme und Lagerlogistik direkt verknüpft dank FileMaker-ERP-Lösung
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Lager von SouvenirWorld in Wien – von hier aus werden die Bestellungen versandt.
„Sind die Aufträge einmal geprüft und im System generiert, erfolgt ein Live-Abgleich mit dem Lagerbestand. Darauf basierend werden die entsprechenden Lieferscheine, Packzettel und Paketkleber angefertigt. Hierbei wird auch berücksichtigt, ob die Lieferung ganz oder als Teil- und Nachlieferung erfolgt und entsprechende Nachbestellungen beim Zulieferer angestoßen werden müssen“, erklärt Pusch die Funktionsweise der ERP-Lösung von SouvenirWorld. Sämtliche Lagerbewegungen werden hinsichtlich Rechnungsstellung und Lagerbestandskontrolle gebucht und ermöglichen so allzeit den Überblick über den Lagerbestand sowie auf der anderen Seite Rechnungseingang und Mahnwesen. „Wir sehen uns darin bestätigt, dass konvergente Software-Lösungen zwischen mobilem Einsatz und Server vor Ort wie unsere FileMaker,Server–FileMakerGo-Kombination ideal sind. Wir benötigen kaum Schnittstellen und haben großes Vertrauen in unser flexibles System“, bewertet Albl die ERP-Lösung base72.
Messe-Stresstest erfolgreich bestanden
„Wir setzen die FileMaker-Lösung inzwischen seit 2011 ein, seit Herbst 2012 erfreuen wir uns des komfortablen iPad-Zugangs“, berichtet Albl. Die mobile iOS-Lösung hat den ersten Stress-Test bereits mit Bravour bestanden: anlässlich der Creative Salzburg-Messe konnten die Bestellungen direkt vor Ort via iPad erfasst werden – und alles lief reibungslos.
Dass die Kombination FileMaker Go und iPad gut ankommt, merkt Albl auch bei seinen Innendienstmitarbeitern, die intern eingehende Bestellungen mittlerweile auch gerne auf diesem Weg erfassen! Ist der gute alte PC bald nur noch eine Erinnerung, ein Souvenir?
Weitere Informationen zur FileMaker-Plattform sind unter folgendem Link abrufbar: http://www.filemaker.de/products/filemaker.html