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Alprausch Shop in Meiringen
Alprausch – nüchterne ERP-Basis treibt Markenauftritt voran.
Sie tragen Namen wie Powerfrida, Marinli und Pelzfuscht. Sie sind aus Stoff, Strick und Leder. Und sie sind cool. Die Produkte des Schweizer Modeherstellers Alprausch spiegeln die Schönheit und Ästhetik der Schweizer Bergwelt in Form, Gestalt und Farbe wider. Das Angebot reicht von flippigen Jacken, Pullovern, Mützen und Schals bis hin zu Schmuck und Accessoires für das moderne Heim. Verkauft wird in der Schweiz ebenso wie im Ausland, online genauso wie in Repräsentanzen und seit kurzem auch in eigenen Geschäften. Der Anklang ist enorm, der Umsatz seit der Unternehmensgründung im Jahr 2000 massiv gestiegen.
„Anfänglich haben wir unsere Bestellungen innerhalb der Schweiz noch per Excel-Liste in Handarbeit abgewickelt“, erinnert sich Nicole Bretscher, Finanzchefin von Alprausch, an die ersten Jahre des Modeanbieters. Die Auslandsbestellungen und die damit zusammenhängende Koordination übernahm ein Distributor. Als der allerdings plötzlich ausfiel, „mussten wir ad hoc eine ERP-Lösung finden, die diese Arbeiten automatisiert“, fährt sie fort.
Ein Katalog für 2.500 Einzelpositionen
Die Antwort auf diese Herausforderung lieferte FileMaker-Entwickler Longin Ziegler mit seiner Lösung DabuSoft auf Basis von FileMaker Pro, die er im Auftrag von Alprausch an die Anforderungen des Modeherstellers anpasste. „FileMaker Pro respektive DabuSoft hat uns sozusagen vom Mammut-Zeitalter direkt in die Moderne katapultiert“, lächelt Bretscher. „Und das System läuft seither hervorragend. Allein die Zeitspanne, die wir uns durch die automatische Abwicklung der Bestellung im Vergleich zur zuvor gebräuchlichen händischen Variante sparen, summiert sich pro Saison auf unzählige Tage.“
Das ist auch kein Wunder. Zwar enthält jede Kollektion nur rund 500 Artikel, also Pullover, Jacken und Hemden. Doch diese gibt es in verschiedenen Farben und Größen. So kommen zweimal pro Jahr gut 2.500 Einzelpositionen zusammen, die alle verwaltet werden wollen. Und zwar von der Erstskizze bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung.
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Alprausch Shop in Grindelwald
Daher arbeitet Alprausch schon bei der Kreationsentwicklung mit IT-Unterstützung durch die Datenbank FileMaker Pro. „Am Anfang jedes Produkts steht jeweils eine gezeichnete Produktidee. Bevor diese produziert werden kann, müssen zunächst eine Reihe von Fragen geklärt werden: Wer könnte diesen Pulli oder den Rock produzieren? Was würde das kosten? Welche Größen und welche Farben oder Materialien bieten sich an?“, erklärt Ziegler. Um die noch nicht produzierten Artikel zu verwalten, werden die Ideenskizzen daher – gekoppelt mit Artikelnummer und Bild – zweimal jährlich im sogenannten Alprausch-Katalog hinterlegt. Dies ist ein virtueller Katalog, den Ziegler auf Basis des DabuSoft-Systems entwickelt hat, und in dem zunächst alle Artikel aufgelistet sind.
So schnell ginge es ohne Software gar nicht mehr
Auf dieser Basis kontaktiert Alprausch im Zuge der weiteren Kollektionsplanung zunächst seine Hauptkunden. Dabei bedient sich das Unternehmen eines elektronischen Bestellsystems, das Ziegler ebenfalls auf Basis von FileMaker Pro entwickelt hat. Mit Hilfe dieses Systems nimmt der Modehersteller Vorbestellungen für die verschiedenen Artikel an und wertet diese anschließend per Knopfdruck aus. Dafür bündelt DabuSoft die Bestelleingänge nach Produktgruppe und Lieferant, sodass das Alprausch-Team die Daten nun als Grundlage für die Verhandlungen mit jenen Lieferanten nutzen kann.
„Können Sie diesen Schal produzieren? Gibt es eventuell Synergien? Wie hoch ist der Preis, wenn wir diese oder jene Warenmenge bestellen?“ Sind all diese Fragen geklärt, erstellen die Mitarbeiter eine klare Kalkulation und ein Programm zur Produktion der künftigen Kollektion. „Das Zeitfenster zwischen dem letzten Bestelleingang und der ersten Verhandlung ist genau ein Tag. So etwas kann man von Hand gar nicht managen. Ohne Software-Unterstützung wäre das nicht möglich“, ist Bretscher überzeugt. Darüber hinaus erlaube die Lösing auch Zwischenberichte, freut sie sich: „Auch das war bei der händischen Methode nicht möglich, macht aber den Arbeitsablauf nun sehr viel leichter.“
Rund zwei Wochen Zeit bleibt in der Regel für die Verhandlungen mit den Lieferanten. Danach steht definitiv fest, wie viel wo produziert wird. Nach einer weiteren Prüfphase von Terminen, Kosten und Qualitäten gehen die Bestellungen an die Lieferanten raus – ausgelöst per Knopfdruck im Alprausch Katalog System. Jener Knopfdruck löst nicht nur Anforderungsdokumente aus, auch Pack- und Lieferdokumente mit bereits integrierten Preisen und Angaben der Lieferorte und Lager werden dadurch generiert. „So gewinnt Alprausch sehr viel Kontrolle über den gesamten internen Bestellablauf“, formuliert Ziegler weitere Vorteile des Systems.
Stetiger Fortschritt: Von der ERP-Lösung bis zur EAN-Verwaltung
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Alprausch Shop in Interlaken
Sobald die Neuware eintrifft, unterstützt DabuSoft Alprausch dabei, die Bestelleingänge zu prüfen, zählen und in der Standard-ERP-Lösung zu bestätigen. Die Software produziert auch die entsprechenden Dokumente, die mit der Ware an die Endkunden ausgeliefert werden. Sie generiert Business-Aufträge, Bestelleingänge und Packpapiere sowie Lieferscheine. Sie übernimmt die Lagerbewirtschaftung, produziert Rechnungen und überprüft Zahlungseingänge. „Die Original-DabuSoft-Lösung auf FileMaker Pro-Basis entspricht einer klassischen ERP-Lösung mit Features wie Kunden- und Lieferantenadressen, Lagerbewirtschaftung und Bestellwesen sowie Auftrags- und Ein- und Ausgangsabwicklung“, erläutert FileMaker-Spezialist Ziegler.
Alprausch hat in der Unternehmenszentrale in Zürich daher lediglich einen FileMaker Pro Server installiert, an den rund zehn Arbeitsplätze angeschlossen sind. Als Hardwarebasis dienen mehrheitlich Apple Macintosh Rechner. Für die Vorbestellungen nutzen die Kunden eine Standalone Runtimelösung auf Basis von FileMaker Pro, die sowohl auf Apple Macintosh, als auch auf Windowsbasierten Rechnern läuft. Zweimal jährlich wird diese von Alprausch in verschiedenen Varianten für die verschiedenen Märkte verschickt.
„Wir haben mit der Entwicklung der Alprausch-Lösung im Jahr 2006 gestartet. In der ersten Version ging es lediglich um ein ERP-System, das bei der Auftragsabwicklung unterstützen sollte. Von da an ging es Schritt für Schritt weiter bis heute“, informiert Ziegler. Die letzte Neuerung betraf die Einführung von EAN-Barcodes, wobei die EAN-Nummernlisten in einem Schritt auf die Alprausch-Artikel im DabuSoft-System übertragen werden können. Die Barcode-Verwaltung geschieht nun vollständig über FileMaker.
In Planung: Kassenanbindung via FileMaker Go und iPad
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Das nächste Projekt steht schon an: der Onlineshop soll direkt aus der FileMaker-Datenbank gespeist werden. Und auch der Sprung in die mobile Zukunft ist schon geplant. In Bälde möchte Alprausch die Kassen in den eigenen Läden mit FileMaker Go und iPads koppeln. Dann müssen die Verkäufer in den Alprausch-Läden nicht mehr an die zentrale Kasse gehen, um etwa Daten zu erfassen. Stattdessen erhalten sie iPads mit einer Offline-Kassenlösung auf Basis von FileMaker Go, und können so auf Kundenwunsch jegliche Artikel an jedem beliebigen Ort im jeweiligen Laden einscannen, Preise und Lagerbestände checken und sogar Belege drucken. „Nur der eigentliche Zahlungsvorgang, also das Einlesen der Kreditkarte oder die Übergabe von Bargeld muss dann noch an der Hauptkasse stattfinden“, erzählt Ziegler.
Er weiß: „Langfristig soll sogar das gesamte Frontend mit iPads und FileMaker Go abgewickelt werden. Neben der Kassenlösung ist auch eine Inventurlösung geplant und auch die Standalone Runtimelösung soll durch FileMaker Go ersetzt werden. Im Endausbau werden bis zu 100 Kunden damit ausgestattet werden, sodass von der ersten Skizze bis hin zum Warenausgang alles mobil angesteuert werden kann.“
Dem Alprausch-Team ist dies nur recht. „Dank FileMaker haben wir eine fehlerfreie Lösung, die seit der Einführung perfekt funktioniert“, freut sich Bretscher. „So kann es gerne immer weiter gehen.“
Dieser Text is auch in der Augabe 9-10/2013 des “textile network”-Magazins sowie online erschienen: http://www.textile-network.de/news-and-trends/mit-erp-zum-markenauftritt_24109_de/
Eine Übersicht zu weiteren FileMaker Anwenderbeispielen findet Ihr hier.
Weitere Informationen zur FileMaker-Plattform sind unter folgendem Link abrufbar: http://www.filemaker.de/products/filemaker.html